Относно измерването и повишаването на производителността - Фото кредит: qimono AT PixaBay

Как измервате вашата продуктивност?

Какво мислиш, че разделя най-продуктивните хора, които познаваш от другите?

Ето две улики от двама от най-продуктивните хора, които познавам:

„Мисля, че това е най-добрият съвет: непрекъснато мислете как бихте могли да правите нещата по-добре и да поставяте под въпрос себе си.“ - Елон Мъск

А ето и втория от Крис Брайли, автор на Productivity Project:

Това, което отделя най-продуктивните хора от всички останали, е, че всяка седмица правят корекции на курса, за да стават все по-добри във всичко, което правят. - (акцент от мен.)

И така, отговорът изглежда прост: непрекъснато правете промени в работните си процедури и вижте как те влияят на вашата производителност.

Но нещо решаващо липсва тук.

Как измервате производителността си? Ако направите някои промени в рутината си - да речем да се събуждате по-рано - как да разберете обективно дали тя е увеличила или намалила вашата производителност?

Като гуру на мениджмънта Питър Друкер го заявява:

Ако не можете да го измерите, не можете да го подобрите.

Така че, нека да видим какви инструменти можем да използваме за измерване.

Двата начина за измерване на производителността

В стремежа си да увелича производителността си открих два полезни начина, които ми помагат да измервам производителността си по осезаем начин:

  1. Проследяване на основни етапи: Броят на статиите, които ще напишете за месец.
  2. Проследяване на времето, прекарано в работата по основните етапи: например, можете да проследявате сумата от часовете, прекарани в писането на тези статии.

Но кой е по-добрият начин за измерване на производителността? Този въпрос ме мъчи дълго, докато не разбрах:

Зависи от естеството на вашата цел или задача ...

1. Кога да се измери производителността чрез проследяване на основни етапи?

За да знаете дали проследяването на основните етапи е добър критерий за измерване или не, задайте си този прост въпрос:

Предсказуема ли е задачата, която ще завърша?

Ако имате много опит със задачата и задачата има няколко познати (като например написване на статия или събиране на данни за продажбите и т.н.), тогава ще имате по-усещане за това колко сте продуктивни, ако проследявате основни етапи.

Знаеш, например, че писането на статия е нещо, което можеш да завършиш за ограничен период от време. Следователно можете да използвате броя на артикулите, които завършвате като мярка за измерване на производителността.

Сега, когато знаете как да измервате производителността си, можете да започнете да експериментирате с различни хакове, за да видите какво работи и кое не.

Ето пример:

Казус за това как използвах основни етапи за измерване и повишаване на производителността ми

Когато стартирах блога си, писах 3–4 статии на месец. Затова реших да приема съветите на Елон Мъск и се опитах да бъда по-продуктивен.

Следването са прости хакове, които практикувах, за да увелича производителността си. И благодарение на критерия ми (брой статии, писани на месец), бих могъл да измеря и преценя дали хакът работи или не:

  1. Първоначално щях да пристигна вкъщи от работа в 8:30. След това щях да вечерям, последвана от 20-минутна дрямка (заредена ме с часове). След като се събудих, щях да започна да пиша (от 9:15) до 12:00 ч. По този начин бих произвеждал 3–4 статии на месец.
  2. Тогава започнах да променям нещата. Вместо да поспя и да се събудя, за да започна да пиша, реших да спя (около 21:30 ч.) И вместо това се събудих в 5:00 ч. За писане. Какъв забележителен ход гордо мислех. Но не се получи. В месеца, в който следвах този подход, написах само 2 статии.
  3. Третият подход, който опитах, доведе до огромен скок в моята производителност. Обикновено приключвам работата (ежедневната си работа) в 19:00. Като промяна реших да си тръгна в 18:00. Отново щях да пристигна у дома, да вечерям, последвана от дрямка и след това да започна да пиша. Но този един час напускане на работа по-рано направи огромна промяна. В месеца, в който пробвах този подход, написах 6 статии.

Ето защо считам, че основата на постоянно увеличаващата се производителност е солидна система за нейното измерване.

Но има тънък проблем с използването на етапи за измерване на производителността.

Нека да кажем, че целта ви е да докажете нова математическа формула или да разберете теорията на относителността на Айнщайн.

Откъде знаете, че сте продуктивни в такива случаи и как го измервате обективно?

Такива задачи не се повтарят редовно. Така че не можете да преброите основните етапи, за да видите дали сте били по-продуктивни.

Това ни води до втория подход.

2. Кога да се измери производителността чрез проследяване на времето?

Подобно на предишния метод, за да знаете дали трябва да проследявате времето си или не, трябва да зададете този въпрос:

Предсказуема ли е задачата, която ще завърша?

Ако отговорът е „не“, ще имате по-добро усещане за вашата производителност, като проследявате часовете към приключване на задачата си.

Това също е един от начините, по които следва Кал Нюпорт, автор на най-продаваната книга в дълбоки произведения:

Предимството на проследяването на часове […] е, че много от важните, но неотложните проекти, които преследвам, не могат да бъдат принудени. Мога например да се ангажирам да завърша доказателство след седмица, но това не означава, че ще успея. Някои доказателства никога не се събират; някои отнемат месеци (или години); други падат бързо. Трудно е да се предвиди

По правило, ако задачата ви има голям брой неизвестности и несигурност, можете най-добре да измерите производителността си, като проследявате часове усилена работа по нея. За мен подобни задачи са решаване на проблем с програмирането, намиране на уязвимост в приложение или извършване на изследвания за академична книга и т.н.

Ето как всъщност можете да използвате тази измервателна система:

Проучване на случая как използвах проследяването на времето за измерване и повишаване на производителността ми

За да увелича продуктивността си в кариерата си, най-често проследявам продължителността на фокусираното ми време. Ето листа, който използвам за тази цел:

Проследяване на времето до приключване на задачите като мярка за производителност

Вертикалната ос е часовете (всеки квадрат представлява 30 минути фокусирана работа). Хоризонталната ос е дните на месеца.

Целта ми всеки ден е да направя цветната лента по-висока и по-висока (което намирам за мотивиращо). След това правя промени в работната си рутина, за да видя какъв хак кара баровете да растат.

Виждате числата 1 и 2 на хоризонталната ос? По тези две точки забелязах повишаване на производителността си и си направих забележки какво съм направил по различен начин през онези дни.

Това, което опитах по различен начин в тези случаи, е да започвам дните си, като планирам всяка една минута от деня. Въпреки че бях скептично настроен, той се оказа много ефективен. (Писах преди за невероятната сила да запишете вашите намерения и предварителни ангажименти.)

Това не е всичко, за да проследявате етапи или време.

Освен че са перфектни измервателни устройства, и двете имат други предимства.

Предимството на проследяването на най-важните етапи например е желанието, което идва с него, да ви накара да забързате и да забиете задачата, докато тя приключи.

Всеки път, когато една моя задача (предвидима) удря застоя или пада плячка за отлагане, даването на краен срок е почти сигурно, че ще я изпълня.

Но зло се дебне зад задаване на крайни срокове.

Ако задачата ви се намира в непроверена територия (като намиране на доказателство за математическа формула) и сте определили краен срок за нея, най-вероятно ще отложите да го направите (мозъкът ни мрази неяснотата).

Това е мястото, където проследяването на времето идва на помощ.

Отново по думите на Кал Нюпорт:

Проследяването на часове гарантира най-малкото, че тези проекти получават добър дял от времето ми, дори и да не мога да предскажа какво ще завърши и кога.

Вярвам, че почти всеки може да каже на коя категория принадлежи дадена задача и това ви казва как да измервате и оптимизирате нейното изпълнение.

Щастието за мен е пряко пропорционално на нивото на моята производителност. Надявам се тази статия да ви помогне да измерите и увеличите и вашите.

Първоначално публикувано на livelikepros.com на 9 март 2019 г.

Тази история е публикувана в изданието The Startup, най-голямото предприемаческо издание, последвано от +432 678 души.

Абонирайте се, за да получавате нашите топ истории тук.